Certificado de Devolución o Destrucción de Información Confidencial

Guía práctica: Certificado de Devolución o Destrucción de Información Confidencial

Un certificado de devolución o destrucción de información confidencial es una declaración por escrito de que un destinatario ha devuelto, destruido o eliminado materiales confidenciales. Identifica el acuerdo de confidencialidad, la información a la que se refiere, cómo se trató y las copias que se conservan.

Para qué sirve

Personas y empresas utilizan este certificado al final de un proyecto, una negociación o una relación de trabajo cuando la información confidencial debe devolverse o destruirse. Se emite a continuación de un acuerdo de confidencialidad mutua o unilateral, un acuerdo de confidencialidad y asignación de invenciones para empleados, un acuerdo marco de servicios con un contratista independiente o un contrato de consultoría. El certificado ofrece a la parte reveladora una constancia escrita de lo que se hizo con su información.

Utilícelo cuando finalice el acuerdo, cuando una operación no siga adelante o cuando la parte reveladora solicite la devolución de sus materiales. Deja constancia de lo que la parte receptora declara haber hecho; por sí solo no demuestra que hayan desaparecido todas las copias. Si el asunto principal es una sospecha de uso indebido o de filtración, puede ser necesaria otra respuesta y asesoramiento profesional.

Consulte en el acuerdo de confidencialidad los requisitos de devolución o destrucción, incluidos los plazos, los métodos y las copias que se permite conservar. Las normas sobre conservación de documentos, tratamiento de datos e información personal varían según el país y la región, por lo que conviene consultar los requisitos locales antes de eliminar documentos que quizá deba conservar.

Quién lo utiliza

• Una empresa que evaluó una posible operación al amparo de un acuerdo de confidencialidad y que finalmente no siguió adelante.
• Un contratista o consultor que devuelve materiales del cliente al final de un encargo.
• Un empleado que deja la empresa y confirma que ha devuelto o eliminado documentos y archivos de la empresa.
• Una parte reveladora que solicita confirmación por escrito de que su información ya no está en poder de la otra parte.
• Un proveedor o socio que cierra un proyecto conjunto en el que se compartieron datos confidenciales.

Condiciones que deben acordarse

Acuerdo de confidencialidad

Identifique el acuerdo por su título y fecha, como un acuerdo de confidencialidad mutua o la sección de confidencialidad de un contrato de servicios. Así el certificado queda vinculado a las obligaciones a las que responde.

Información y materiales a los que se refiere

Describa las categorías de información y los formatos en que se encontraban, como documentos en papel, archivos, correos electrónicos, muestras o planos. Ser preciso ayuda a ambas partes a entender qué abarca el certificado.

Devuelto, destruido o eliminado, y cómo

Indique qué se hizo con cada categoría, por ejemplo, devuelto por mensajería, triturado o eliminado de los dispositivos y del almacenamiento en la nube. Mencione las copias de seguridad y las unidades compartidas si se incluyeron.

Fecha de finalización

Indique la fecha en que se terminó la devolución o la destrucción. Si se hizo por etapas, utilice la fecha en que se completó el último paso.

Copias conservadas y motivo, si las hay

Este campo es opcional. Si se conserva alguna copia, como una copia archivada por motivos contables o de registro, indique qué se conserva, por qué y que sigue siendo confidencial.

Continuidad de la confidencialidad

Devolver o destruir los materiales no suele poner fin a la obligación de mantener la confidencialidad de la información. Si desea indicar que las obligaciones originales siguen vigentes, añádalo en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Errores frecuentes

• Describir la información de forma demasiado imprecisa, como «todos los materiales». Enumere las principales categorías y formatos para que la parte reveladora pueda comprobar el alcance.
• Olvidar las copias en el correo electrónico, las copias de seguridad, las carpetas compartidas o los dispositivos personales. Revise todos los lugares donde pueda haberse almacenado la información antes de firmar.
• Firmar antes de que la devolución o la destrucción se haya completado realmente. Termine primero cada paso y después indique la fecha de finalización.
• Omitir las copias que se conservan deliberadamente. Indique qué se conserva y por qué, en lugar de dar a entender que se destruyó todo.
• Destruir documentos que quizá deban conservarse por otros motivos. Consulte primero el acuerdo y los requisitos locales de conservación de documentos.
• Hacer firmar a alguien que no sabe lo que se hizo. El firmante debe poder confirmar las medidas adoptadas en toda la organización.

Antes de firmar

• Compruebe el título y la fecha del acuerdo de confidencialidad.
• Consulte los requisitos de devolución o destrucción del acuerdo, incluidos los métodos y los plazos.
• Revise todos los lugares de almacenamiento, incluidos el correo electrónico, las copias de seguridad, los servicios en la nube y los dispositivos utilizados por los miembros del equipo.
• Indique, para cada categoría de información, qué se devolvió, destruyó o eliminó, y cómo.
• Enumere las copias conservadas, el motivo por el que se conservan y cómo se protegerán.
• Consulte las normas locales sobre conservación de documentos y tratamiento de datos, y pregunte a un abogado cualificado si la información es muy sensible o es probable que surja una controversia.