Recordatorio de Pago de Factura Vencida

Guía práctica: Recordatorio de Pago de Factura Vencida

Un recordatorio de pago de factura vencida es una solicitud por escrito para que un cliente pague una factura cuya fecha de vencimiento ya ha pasado. Identifica la factura, indica el importe vencido, explica cómo pagar y propone una nueva fecha de pago.

Para qué sirve

Profesionales independientes, contratistas y empresas de servicios utilizan este recordatorio cuando un cliente no ha pagado una factura a tiempo. Normalmente se envía en el marco de una relación de servicios vigente, como un acuerdo marco de servicios con un contratista independiente, una declaración de trabajo para un profesional independiente, un contrato de desarrollo de software o web, un contrato de consultoría, un contrato creativo o de fotografía, o un contrato de subcontratación. El recordatorio deja constancia de la solicitud de forma cortés y objetiva, preservando la relación de trabajo.

Utilícelo como un primer paso cortés cuando el pago se retrase. Si varios recordatorios han quedado sin respuesta y el asunto se ha convertido en una controversia formal, puede ser más adecuada una carta de reclamación más firme o el asesoramiento de un profesional. Si el cliente cuestiona el propio trabajo, puede ser útil resolver primero esa cuestión, por ejemplo, con un certificado de cumplimiento y aceptación.

Antes de enviarlo, consulte en el contrato original las condiciones de pago, los recargos por demora y cualquier procedimiento de resolución de controversias. Las normas sobre recargos por pago tardío, intereses y cobro de deudas varían según el país y la región, por lo que conviene consultar los requisitos locales antes de mencionar cualquier cargo. Consulte a un abogado cualificado si el importe es considerable o si el cliente se niega a pagar.

Quién lo utiliza

• Un profesional independiente que hace el seguimiento de una factura impagada por un trabajo terminado.
• Una pequeña agencia o estudio que recuerda a un cliente un pago vencido de un proyecto.
• Un consultor que solicita el pago de servicios de asesoramiento ya prestados.
• Un subcontratista que pide a un contratista principal el pago de un trabajo entregado.
• Un contable o responsable de administración que envía recordatorios en nombre de una empresa de servicios.

Condiciones que deben acordarse

Número y fecha de la factura

Identifique la factura exactamente como se emitió, con su número y fecha. Si hay varias facturas vencidas, enumere cada una, ya sea en este campo o en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Importe vencido

Indique el importe impagado y la moneda. Si se ha pagado una parte de la factura, indique el total original, el importe recibido y el saldo, para que el cliente pueda cotejarlo con sus registros.

Fecha de vencimiento original

Indique la fecha de pago que figura en la factura o en el contrato. Así el cliente puede ver cuánto tiempo lleva pendiente el pago.

Forma de pago

Dé instrucciones de pago claras, como los datos para una transferencia bancaria o un enlace de pago, y la referencia que debe utilizar el cliente. Compruebe dos veces los datos de la cuenta antes de enviarlo.

Fecha de pago solicitada

Proponga una nueva fecha de pago razonable. Mantenga un tono cortés y práctico, y consulte el contrato y las normas locales antes de indicar cualquier consecuencia de un nuevo retraso.

Recargos por demora o intereses

Mencione recargos por demora solo si el contrato los prevé y las normas locales los permiten. Si los incluye, explique su fundamento en «Términos y Disposiciones Adicionales» en lugar de añadir importes sin explicación.

Errores frecuentes

• Enviar el recordatorio sin comprobar si el pago ya se ha recibido. Concilie primero sus registros para evitar una rectificación incómoda.
• Indicar un número de factura, un importe o una fecha de vencimiento incorrectos. Copie los datos de la propia factura para que el cliente pueda localizarla rápidamente.
• Añadir recargos por demora o intereses que el contrato no prevé. Consulte las condiciones de pago y las normas locales antes de mencionar cualquier cargo.
• Usar un tono agresivo o amenazante en un primer recordatorio. Una solicitud clara y cortés suele obtener una respuesta más rápida y protege la relación.
• Dar datos de pago incompletos o incorrectos. Incluya la cuenta, la referencia y cualquier método que deba utilizar el cliente.
• Enviar el recordatorio a alguien que no gestiona los pagos. Compruebe quién se encarga de las facturas por parte del cliente e inclúyalo en copia si procede.

Antes de firmar

• Compruebe el número, la fecha y el importe de la factura con sus registros contables.
• Compruebe si ya se ha recibido algún pago parcial o total.
• Verifique la fecha de vencimiento original con la factura y las condiciones de pago del contrato.
• Compruebe dos veces que las instrucciones de pago y la referencia sean correctas.
• Elija una fecha de pago razonable y revise el tono del recordatorio.
• Consulte el contrato y las normas locales antes de mencionar recargos por demora, y pregunte a un abogado cualificado si la deuda es considerable o está en discusión.