Aviso de Terminación de Contrato

Guía práctica: Aviso de Terminación de Contrato

Un aviso de terminación de contrato es una notificación por escrito con la que el remitente comunica a la otra parte que pone fin a un contrato vigente. Identifica el contrato y la cláusula en la que se basa, indica cuándo surte efecto la terminación y recoge las solicitudes para el cierre de la relación.

Para qué sirve

Se utiliza este aviso cuando se quiere poner fin a una relación de servicios, licencia o sociedad y se necesita una constancia escrita clara de esa decisión. Normalmente se envía al amparo de un acuerdo vigente, como un contrato con un contratista, de consultoría, de desarrollo, creativo o de subcontratación, una licencia de software o de marca, o un contrato de sociedad general. El aviso deja constancia de la postura de quien lo envía; no determina si la terminación está permitida.

Utilícelo cuando el contrato ya contenga una cláusula de terminación y el remitente quiera ampararse en ella. Si, en cambio, las partes acuerdan conjuntamente poner fin a la relación, puede ser más adecuado un documento de terminación de mutuo acuerdo o de liberación. Si el asunto principal es una factura impagada o una solicitud de cambios en el trabajo, quizá convenga más un recordatorio de pago o una orden de modificación.

Antes de enviarlo, lea con atención la cláusula de terminación y consulte las normas aplicables en el lugar donde se ejecuta el contrato. Los plazos de preaviso, los motivos admitidos, las formas de entrega y los efectos de poner fin a un contrato varían según el país y la región. Consulte a un abogado cualificado si el contrato es importante, si la terminación se impugna o si se alega un incumplimiento.

Quién lo utiliza

• Un cliente que pone fin a una relación con un profesional independiente o contratista conforme a la cláusula de terminación del contrato.
• Un contratista o consultor que se retira de un encargo de servicios en curso.
• Un licenciante o licenciatario que pone fin a una licencia de software o de marca.
• Un socio comercial que notifica la terminación de una sociedad conforme a sus condiciones de salida.
• Un contratista principal que pone fin a la participación de un subcontratista en un proyecto.

Condiciones que deben acordarse

Contrato que se termina

Identifique el contrato por su título y fecha, exactamente como figuran en la copia firmada. Si hay varios documentos relacionados, como un acuerdo marco y distintas declaraciones de trabajo, indique a cuáles se refiere el aviso y cuáles, en su caso, siguen vigentes.

Cláusula del contrato en la que se basa

Indique la sección o cláusula que permite la terminación y resuma su contenido, por ejemplo, la terminación por conveniencia con un plazo de preaviso determinado. Citar la cláusula con exactitud ayuda al destinatario a comprobar el fundamento del aviso.

Fecha en que surte efecto la terminación

Indique la fecha exacta en que finaliza el contrato. Cuente el plazo de preaviso a partir de la fecha en que probablemente el destinatario reciba el aviso, y compruebe en el contrato y en las normas locales cómo se calcula ese plazo.

Motivo de la terminación, si se indica

Este campo es opcional. Algunas cláusulas permiten la terminación sin motivo, mientras que otras lo exigen. Si indica un motivo, sea objetivo y breve, y evite afirmaciones que no pueda respaldar con documentos.

Facturas finales, traspaso y devolución de materiales

Indique qué debe ocurrir durante el cierre: cuándo vencen las facturas finales, qué trabajos o archivos deben entregarse y qué materiales, equipos o credenciales de acceso deben devolverse. Indique fechas siempre que sea posible.

Obligaciones que subsisten

Muchos contratos mantienen algunas obligaciones después de la terminación, como la confidencialidad, el pago del trabajo realizado o las restricciones de la licencia. Si desea mencionarlas, añada una breve referencia en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Errores frecuentes

• Citar una cláusula equivocada o parafrasearla de forma inexacta. Lea el contrato firmado y copie correctamente el número de la cláusula y su condición principal.
• Elegir una fecha de efecto que no respeta el plazo de preaviso completo. Calcule cuándo recibirá el destinatario el aviso y cuente a partir de esa fecha.
• Enviar el aviso a una dirección o persona que no figura en la cláusula de notificaciones del contrato. Utilice los datos de contacto que especifica el contrato o los más recientes que las partes hayan acordado por escrito.
• Dar un motivo detallado o emotivo cuando la cláusula no lo exige. Una declaración breve y objetiva, o ninguna, suele ser más clara.
• Dejar imprecisos los pasos de cierre. Indique qué facturas finales, entregables, archivos y equipos se esperan, y en qué plazo.
• Dar por hecho que el aviso pone fin a todos los documentos relacionados. Indique claramente si también terminan las declaraciones de trabajo, licencias o acuerdos complementarios vinculados.

Antes de firmar

• Compruebe el título del contrato, su fecha y las partes con la copia firmada.
• Vuelva a leer la cláusula de terminación y compruebe que el aviso cumple sus condiciones.
• Vuelva a calcular la fecha de efecto teniendo en cuenta el plazo de preaviso completo y el tiempo de entrega.
• Revise el motivo, si lo indica, para asegurarse de que sea exacto y esté redactado de forma neutral.
• Compruebe que las solicitudes de cierre, incluidas las facturas finales, el traspaso y las devoluciones, indiquen fechas y elementos claros.
• Consulte la cláusula de notificaciones del contrato y las normas locales sobre entrega y plazos, y pregunte a un abogado cualificado si la terminación puede ser impugnada.