Certificado de Finalización y Aceptación

Guía práctica: Certificado de Finalización y Aceptación

Un certificado de finalización y aceptación es una constancia escrita de que un cliente ha recibido y aceptado trabajos o entregables conforme a un contrato o a una declaración de trabajo. Recoge la fecha de aceptación, los elementos pendientes y el pago final que corresponde abonar.

Para qué sirve

Clientes y contratistas utilizan este certificado al final de un proyecto o de una fase para dejar constancia de que el trabajo acordado se ha entregado y aceptado. Se emite a continuación del acuerdo original, como una declaración de trabajo para un profesional independiente, un contrato de desarrollo de software o web, un acuerdo marco de servicios con un contratista independiente, un contrato de subcontratación, un contrato creativo o de fotografía, o un contrato de consultoría. Una constancia compartida de la aceptación puede ayudar a cerrar el proyecto y dar paso a la factura final.

Utilícelo cuando el cliente esté listo para confirmar la aceptación, ya sea total o con excepciones enumeradas. Si el cliente aún no está conforme y el trabajo necesita cambios, deje constancia primero de los problemas y acuerden los pasos siguientes. Si el propio alcance cambió durante el proyecto, puede que haya que firmar una orden de modificación antes de la aceptación.

Compruebe en el contrato original los procedimientos de aceptación, como los periodos de prueba, los criterios de aceptación o las reglas de aceptación tácita. Los efectos de aceptar un trabajo, también en lo que respecta a las garantías y a reclamaciones posteriores, varían según el país y la región y dependen del contrato. Consulte a un abogado cualificado si el proyecto es importante o si hay desacuerdo sobre la calidad.

Quién lo utiliza

• Un cliente que confirma que un sitio web, una aplicación o un desarrollo de software se ha entregado según lo acordado.
• Un profesional independiente o una agencia que pide al cliente que dé su conformidad a un proyecto o hito terminado.
• Un consultor que cierra un encargo de asesoramiento tras entregar un informe final.
• Un contratista principal que acepta un paquete de trabajo terminado por un subcontratista.
• Un fotógrafo o profesional creativo que deja constancia de la aprobación del cliente de las imágenes o los contenidos finales.

Condiciones que deben acordarse

Contrato o declaración de trabajo

Identifique por su título y fecha el acuerdo en virtud del cual se realizó el trabajo. Incluya el número de la declaración de trabajo o del proyecto, si lo hay, para que el certificado quede vinculado al encargo correcto.

Trabajos o entregables aceptados

Enumere lo que se acepta, como fases, funcionalidades, archivos o informes concretos, y cuándo se entregaron. Sea lo bastante preciso para que ambas partes sepan qué queda incluido y qué no.

Fecha de aceptación

Indique la fecha en que el cliente acepta el trabajo. Esta fecha puede ser relevante para los periodos de garantía, las obligaciones de soporte o los plazos de pago previstos en el acuerdo original.

Elementos pendientes o excepciones

Este campo es opcional. Utilícelo para enumerar los elementos menores que aún deban completarse o corregirse, con fechas previstas si es posible. Dejarlo en blanco da a entender que no queda nada pendiente, así que revíselo con atención.

Pago final que corresponde abonar

Indique el importe y la moneda que corresponde pagar y el plazo de pago. Si una parte del pago se retiene hasta que se terminen los elementos pendientes, indíquelo con claridad.

Garantía y soporte tras la aceptación

Muchos acuerdos incluyen un periodo de soporte o de corrección después de la aceptación. Si desea mencionarlo, añada una breve referencia en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Errores frecuentes

• Firmar la aceptación antes de revisar o probar el trabajo. Compruebe primero cada entregable con el alcance acordado y los criterios de aceptación, si los hay.
• Describir el trabajo aceptado de forma demasiado general, como «el proyecto». Enumere las fases, funcionalidades o archivos incluidos para poder responder a preguntas posteriores.
• Omitir problemas conocidos en el campo de elementos pendientes. Déjelos registrados, con una fecha prevista, aunque parezcan menores.
• Indicar un importe de pago final que no coincide con el contrato y las órdenes de modificación. Vuelva a calcularlo a partir del precio original, los ajustes y los pagos ya realizados.
• Olvidar las órdenes de modificación firmadas durante el proyecto. Asegúrese de que el trabajo aceptado refleje el alcance final actualizado.
• Hacer firmar a alguien que no está autorizado a aceptar trabajos en nombre del cliente. Compruebe quién puede aprobar los entregables según el acuerdo original.

Antes de firmar

• Compruebe el título, la fecha y el número del contrato o de la declaración de trabajo.
• Revise cada entregable enumerado con el alcance acordado, las órdenes de modificación y los criterios de aceptación, si los hay.
• Compruebe la fecha de aceptación y su relación con cualquier periodo de garantía o soporte.
• Enumere todos los elementos pendientes o excepciones, con fechas previstas cuando sea posible.
• Vuelva a calcular el pago final, incluidos la moneda, el plazo y cualquier importe retenido.
• Consulte el procedimiento de aceptación del contrato original y los requisitos locales, y pregunte a un abogado cualificado si la calidad está en discusión.