ใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน (การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน)

คู่มือการใช้งาน: ใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน (การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน)

ใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน (การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน) เป็นเอกสารที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันสำหรับงานที่ครอบคลุมอยู่แล้วในสัญญาหรือเอกสารขอบเขตงาน โดยระบุสัญญาฉบับเดิม อธิบายการเปลี่ยนแปลง และบันทึกการปรับราคาและกำหนดเวลา

ใช้ทำอะไร

ผู้ว่าจ้างและผู้รับจ้างใช้ใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานเมื่องานต้องเพิ่ม ลด หรือปรับเปลี่ยนหลังจากเริ่มโครงการแล้ว เอกสารนี้ใช้ควบคู่กับข้อตกลงฉบับเดิม เช่น ขอบเขตงานฟรีแลนซ์ สัญญาพัฒนาซอฟต์แวร์หรือเว็บไซต์ สัญญาหลักการให้บริการของผู้รับจ้างอิสระ สัญญาผู้รับเหมาช่วง หรือสัญญาการถ่ายภาพ วิดีโอ และสื่อสร้างสรรค์ ใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานบันทึกสิ่งที่เปลี่ยนไป เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายทำงานตามแผนที่ปรับปรุงแล้วฉบับเดียวกัน

ใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่กำหนดได้ชัดเจนในโครงการที่มีอยู่ เช่น เพิ่มฟีเจอร์ ตัดงานที่ต้องส่งมอบออก หรือปรับกำหนดเวลา หากการเปลี่ยนแปลงใหญ่จนเท่ากับเป็นโครงการใหม่ เอกสารขอบเขตงานฉบับใหม่อาจชัดเจนกว่า หากคู่สัญญาต้องการยุติงานทั้งหมด หนังสือบอกกล่าวการเลิกสัญญาหรือเอกสารเลิกสัญญาโดยความยินยอมร่วมกันอาจเหมาะกว่า

ตรวจสอบสัญญาฉบับเดิมว่ามีขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงงานกำหนดไว้หรือไม่ก่อนใช้แบบฟอร์มนี้ สัญญาบางฉบับกำหนดให้การเปลี่ยนแปลงต้องลงนามโดยบุคคลที่ระบุชื่อ ใส่หมายเลขเรียงลำดับ หรือได้รับอนุมัติก่อนเริ่มงาน ข้อกำหนดเกี่ยวกับการแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษรแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและภูมิภาค จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่เมื่อการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญ

ใครเป็นผู้ใช้

• ผู้ว่าจ้างที่ขอให้ฟรีแลนซ์หรือเอเจนซีเพิ่ม ตัด หรือแก้ไขงานที่ต้องส่งมอบ
• นักพัฒนาเว็บไซต์หรือซอฟต์แวร์ที่บันทึกฟีเจอร์เพิ่มเติมที่ได้รับการร้องขอระหว่างโครงการ
• ผู้รับจ้างที่บันทึกกำหนดการที่ปรับใหม่หลังเกิดความล่าช้าหรือความต้องการเปลี่ยนไป
• ผู้รับเหมาหลักที่ตกลงเปลี่ยนขอบเขตงานกับผู้รับเหมาช่วง
• ช่างภาพหรือผู้ทำงานสร้างสรรค์ที่บันทึกการถ่ายทำเพิ่ม การแก้ไขงาน หรือการใช้งานเพิ่มเติม

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

สัญญาหรือเอกสารขอบเขตงาน

ระบุข้อตกลงที่จะเปลี่ยนแปลงด้วยชื่อและวันที่ และใส่หมายเลขเอกสารขอบเขตงาน (ถ้ามี) เพื่อเชื่อมโยงใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานกับเอกสารที่ถูกต้อง เมื่อผู้ว่าจ้างมีหลายโครงการกับผู้รับจ้างรายเดียวกัน

หมายเลขใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน

กำหนดหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันให้ใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานแต่ละฉบับ เช่น CO-01, CO-02 เป็นต้น การใส่หมายเลขเรียงลำดับช่วยให้ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและราคารวมปัจจุบันได้ง่ายขึ้น

รายละเอียดการเปลี่ยนแปลง

อธิบายให้ชัดว่าเพิ่ม ตัด หรือแก้ไขอะไร โดยใช้ถ้อยคำเฉพาะเจาะจงพอที่ทั้งสองฝ่ายจะตรวจสอบได้ในภายหลังว่าส่งมอบแล้วหรือไม่ ระบุสิ่งที่การเปลี่ยนแปลงนี้แทนที่ในขอบเขตงานเดิมด้วย

การปรับราคา

ระบุจำนวนเงินและสกุลเงินที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง และระบุให้ชัดว่าเป็นจำนวนตายตัวหรือเป็นประมาณการ หากเป็นประโยชน์ ให้ระบุราคารวมของสัญญาที่ปรับแล้วไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม”

การปรับกำหนดเวลา

บันทึกการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา หมุดหมาย หรือวันส่งมอบงานขั้นสุดท้าย หากกำหนดเวลาไม่เปลี่ยน ให้ระบุไว้ เพื่อไม่ให้ฝ่ายใดเข้าใจว่าได้รับเวลาเพิ่ม

ผลต่อส่วนอื่นของสัญญา

โดยทั่วไป ใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานไม่กระทบข้อกำหนดอื่นของข้อตกลงฉบับเดิม หากกำหนดเวลาชำระเงิน เกณฑ์การตรวจรับ หรือข้อกำหนดอื่นเปลี่ยนไปด้วย ให้อธิบายไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม”

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• เริ่มงานเพิ่มเติมก่อนลงนามในใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน การตกลงขอบเขต ราคา และเวลาก่อนช่วยลดข้อขัดแย้งในภายหลังว่าอนุมัติอะไรไปแล้ว
• อธิบายการเปลี่ยนแปลงอย่างคลุมเครือ เช่น “ปรับปรุงเล็กน้อย” ควรระบุฟีเจอร์ หน้า งานที่ต้องส่งมอบ หรืองานเฉพาะที่เกี่ยวข้อง
• เว้นว่างช่องการปรับราคา หรือเขียนโดยไม่ระบุสกุลเงิน ควรระบุจำนวนเงิน สกุลเงิน และระบุว่าเพิ่มหรือลดราคาตามสัญญา
• ลืมพิจารณากำหนดเวลา แม้การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยก็อาจกระทบหมุดหมายถัดไปได้ จึงควรบันทึกวันที่ใหม่หรือยืนยันว่าไม่มีวันที่ใดเปลี่ยน
• ใช้หมายเลขใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานที่ไม่สม่ำเสมอหรือซ้ำกัน ควรมีบันทึกง่าย ๆ ของใบคำสั่งแต่ละฉบับและสถานะ
• ให้ผู้ที่ไม่มีอำนาจอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเป็นผู้ลงนาม ตรวจสอบสัญญาฉบับเดิมว่าใครในแต่ละฝ่ายมีอำนาจตกลงการเปลี่ยนแปลง

ก่อนลงนาม

• ยืนยันชื่อ วันที่ และหมายเลขของสัญญาหรือเอกสารขอบเขตงานเทียบกับฉบับที่ลงนามแล้ว
• ตรวจสอบว่าหมายเลขใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานต่อเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงครั้งก่อน
• อ่านรายละเอียดการเปลี่ยนแปลง และยืนยันว่าตรงกับที่ทั้งสองฝ่ายหารือกันไว้
• ตรวจสอบการปรับราคา สกุลเงิน และราคารวมที่ปรับแล้วหากคุณติดตามไว้
• ทบทวนการปรับกำหนดเวลาและผลกระทบต่อหมุดหมายถัดไป
• ตรวจสอบขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงงานในสัญญาฉบับเดิม และยืนยันว่าผู้ลงนามแต่ละคนมีอำนาจอนุมัติการเปลี่ยนแปลง