หนังสือทวงถามการชำระเงินใบแจ้งหนี้เกินกำหนด

คู่มือการใช้งาน: หนังสือทวงถามการชำระเงินใบแจ้งหนี้เกินกำหนด

หนังสือทวงถามการชำระเงินใบแจ้งหนี้เกินกำหนดเป็นหนังสือขอให้ลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้ที่เลยวันครบกำหนดแล้ว โดยระบุใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินที่ค้างชำระ วิธีชำระเงิน และเสนอวันชำระเงินใหม่

ใช้ทำอะไร

ฟรีแลนซ์ ผู้รับจ้าง และธุรกิจบริการใช้หนังสือนี้เมื่อลูกค้าไม่ได้ชำระใบแจ้งหนี้ตามกำหนด โดยทั่วไปส่งภายใต้ข้อตกลงบริการที่มีอยู่ เช่น สัญญาหลักการให้บริการของผู้รับจ้างอิสระ ขอบเขตงานฟรีแลนซ์ สัญญาพัฒนาซอฟต์แวร์หรือเว็บไซต์ สัญญาบริการให้คำปรึกษาและแนะนำ สัญญาการถ่ายภาพ วิดีโอ และสื่อสร้างสรรค์ หรือสัญญาผู้รับเหมาช่วง หนังสือนี้บันทึกคำขออย่างสุภาพและตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานไว้

ใช้เป็นขั้นตอนแรกอย่างสุภาพเมื่อมีการชำระเงินล่าช้า หากส่งหนังสือทวงถามหลายครั้งแล้วไม่ได้รับการตอบกลับ และเรื่องกลายเป็นข้อพิพาทอย่างเป็นทางการ จดหมายทวงถามที่หนักแน่นกว่าหรือคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญอาจเหมาะสมกว่า หากลูกค้าโต้แย้งเรื่องตัวงาน อาจช่วยได้หากแก้ไขประเด็นนั้นก่อน เช่น ด้วยใบรับรองการส่งมอบและตรวจรับงาน

ก่อนส่ง ให้ตรวจสอบสัญญาฉบับเดิมเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงิน ค่าปรับชำระล่าช้า และขั้นตอนการระงับข้อพิพาท ข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าปรับชำระล่าช้า ดอกเบี้ย และการติดตามทวงถามหนี้แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและภูมิภาค จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนกล่าวถึงค่าใช้จ่ายใด ๆ หากเป็นเงินจำนวนมากหรือลูกค้าปฏิเสธการชำระเงิน ให้ปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

ใครเป็นผู้ใช้

• ฟรีแลนซ์ที่ติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระสำหรับงานที่ทำเสร็จแล้ว
• เอเจนซีหรือสตูดิโอขนาดเล็กที่เตือนลูกค้าเรื่องค่าโครงการที่เกินกำหนดชำระ
• ที่ปรึกษาที่ขอรับชำระค่าบริการให้คำปรึกษาที่ให้ไปแล้ว
• ผู้รับเหมาช่วงที่ขอให้ผู้รับเหมาหลักชำระค่างานที่ส่งมอบแล้ว
• ผู้ทำบัญชีหรือผู้จัดการสำนักงานที่ส่งหนังสือทวงถามแทนธุรกิจบริการ

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

เลขที่และวันที่ใบแจ้งหนี้

ระบุใบแจ้งหนี้ให้ตรงตามที่ออกไป พร้อมเลขที่และวันที่ หากมีใบแจ้งหนี้เกินกำหนดหลายใบ ให้ระบุแต่ละใบไว้ในช่องนี้หรือใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม”

จำนวนเงินที่ค้างชำระ

ระบุจำนวนเงินที่ยังไม่ได้รับชำระและสกุลเงิน หากชำระใบแจ้งหนี้ไปแล้วบางส่วน ให้แสดงยอดรวมเดิม จำนวนที่ได้รับ และยอดคงเหลือ เพื่อให้ลูกค้าจับคู่กับหลักฐานของตนได้

วันครบกำหนดเดิม

บันทึกวันชำระเงินที่ระบุในใบแจ้งหนี้หรือในสัญญา เพื่อช่วยให้ลูกค้าเห็นว่าค้างชำระมานานเท่าใด

วิธีชำระเงิน

ให้คำแนะนำการชำระเงินที่ชัดเจน เช่น รายละเอียดการโอนเงินผ่านธนาคารหรือลิงก์ชำระเงิน และเลขอ้างอิงที่ลูกค้าควรใช้ ตรวจสอบรายละเอียดบัญชีอีกครั้งก่อนส่ง

วันที่ขอให้ชำระเงิน

เสนอวันชำระเงินใหม่ที่สมเหตุสมผล ใช้น้ำเสียงสุภาพและเป็นรูปธรรม และตรวจสอบสัญญาและข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนระบุผลของการล่าช้าต่อไป

ค่าปรับชำระล่าช้าหรือดอกเบี้ย

กล่าวถึงค่าปรับชำระล่าช้าเฉพาะเมื่อสัญญากำหนดไว้และข้อกำหนดในพื้นที่อนุญาต หากระบุไว้ ให้อธิบายฐานการคิดไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม” แทนการเพิ่มจำนวนเงินโดยไม่อธิบาย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ส่งหนังสือทวงถามโดยไม่ตรวจสอบว่าได้รับชำระเงินแล้วหรือยัง ควรกระทบยอดหลักฐานก่อน เพื่อหลีกเลี่ยงการต้องแก้ไขภายหลังซึ่งทำให้อึดอัด
• ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน หรือวันครบกำหนดผิด ควรคัดลอกรายละเอียดจากใบแจ้งหนี้โดยตรง เพื่อให้ลูกค้าค้นหาได้รวดเร็ว
• เพิ่มค่าปรับชำระล่าช้าหรือดอกเบี้ยที่สัญญาไม่ได้กำหนดไว้ ตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินและข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนกล่าวถึงค่าใช้จ่ายใด ๆ
• ใช้น้ำเสียงก้าวร้าวหรือข่มขู่ในการทวงถามครั้งแรก คำขอที่ชัดเจนและสุภาพมักได้รับการตอบกลับเร็วกว่าและช่วยรักษาความสัมพันธ์
• ให้รายละเอียดการชำระเงินไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง ควรใส่บัญชี เลขอ้างอิง และวิธีที่คาดหวังให้ลูกค้าใช้
• ส่งหนังสือทวงถามถึงผู้ที่ไม่ได้ดูแลเรื่องการชำระเงิน ตรวจสอบว่าใครฝั่งลูกค้ารับผิดชอบใบแจ้งหนี้ และส่งสำเนาถึงผู้นั้นหากเหมาะสม

ก่อนลงนาม

• ยืนยันเลขที่ วันที่ และจำนวนเงินของใบแจ้งหนี้เทียบกับหลักฐานทางบัญชีของคุณ
• ตรวจสอบว่าได้รับชำระเงินบางส่วนหรือทั้งหมดแล้วหรือไม่
• ตรวจสอบวันครบกำหนดเดิมเทียบกับใบแจ้งหนี้และเงื่อนไขการชำระเงินในสัญญา
• ตรวจสอบความถูกต้องของคำแนะนำการชำระเงินและเลขอ้างอิงอีกครั้ง
• เลือกวันที่ขอให้ชำระเงินที่สมเหตุสมผล และทบทวนน้ำเสียงของหนังสือ
• ตรวจสอบสัญญาและข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนกล่าวถึงค่าปรับชำระล่าช้า และปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหากเป็นหนี้จำนวนมากหรือมีข้อโต้แย้ง