หนังสือบอกกล่าวการเลิกสัญญา

คู่มือการใช้งาน: หนังสือบอกกล่าวการเลิกสัญญา

หนังสือบอกกล่าวการเลิกสัญญาเป็นหนังสือแจ้งอีกฝ่ายหนึ่งว่าผู้ส่งกำลังยุติสัญญาที่มีอยู่ โดยระบุสัญญาและข้อสัญญาที่อ้างอิง ระบุวันที่การเลิกสัญญามีผล และระบุคำขอเกี่ยวกับการปิดงาน

ใช้ทำอะไร

หนังสือนี้ใช้เมื่อต้องการยุติข้อตกลงด้านบริการ การอนุญาตให้ใช้สิทธิ หรือการเป็นหุ้นส่วน และต้องการหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจนของการตัดสินใจนั้น โดยทั่วไปส่งตามข้อตกลงที่มีอยู่ เช่น สัญญาจ้างผู้รับจ้าง สัญญาให้คำปรึกษา สัญญาพัฒนางาน สัญญางานสร้างสรรค์ หรือสัญญาผู้รับเหมาช่วง สัญญาอนุญาตให้ใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องหมายการค้า หรือสัญญาห้างหุ้นส่วนสามัญ หนังสือนี้บันทึกจุดยืนของผู้ส่ง แต่ไม่ได้ตัดสินว่าการเลิกสัญญาได้รับอนุญาตหรือไม่

ใช้หนังสือนี้เมื่อสัญญามีข้อกำหนดเรื่องการเลิกสัญญาอยู่แล้ว และผู้ส่งต้องการอาศัยข้อกำหนดนั้น หากคู่สัญญาตกลงร่วมกันยุติความสัมพันธ์ เอกสารเลิกสัญญาโดยความยินยอมร่วมกันหรือเอกสารปลดเปลื้องข้อเรียกร้องอาจเหมาะกว่า หากประเด็นหลักคือใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระหรือการขอเปลี่ยนแปลงงาน หนังสือทวงถามการชำระเงินหรือใบคำสั่งเปลี่ยนแปลงงานอาจเหมาะสมกว่า

ก่อนส่ง ให้อ่านข้อกำหนดเรื่องการเลิกสัญญาอย่างละเอียด และตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่ที่มีการปฏิบัติตามสัญญา ระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า เหตุที่อนุญาตให้เลิกสัญญา วิธีส่ง และผลของการเลิกสัญญาแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและภูมิภาค หากเป็นสัญญาที่มีมูลค่าสูง การเลิกสัญญามีข้อโต้แย้ง หรือมีการกล่าวอ้างว่าผิดสัญญา ให้ปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

ใครเป็นผู้ใช้

• ผู้ว่าจ้างที่ยุติความสัมพันธ์กับฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้างตามข้อกำหนดเรื่องการเลิกสัญญา
• ผู้รับจ้างหรือที่ปรึกษาที่ถอนตัวจากงานบริการที่กำลังดำเนินอยู่
• ผู้อนุญาตหรือผู้ได้รับอนุญาตที่ยุติสัญญาอนุญาตให้ใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องหมายการค้า
• หุ้นส่วนธุรกิจที่บอกกล่าวยุติการเป็นหุ้นส่วนตามข้อกำหนดเรื่องการออกจากหุ้นส่วน
• ผู้รับเหมาหลักที่ยุติการว่าจ้างผู้รับเหมาช่วงในโครงการ

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

สัญญาที่จะเลิก

ระบุสัญญาด้วยชื่อและวันที่ ให้ตรงกับที่ปรากฏในฉบับที่ลงนามแล้ว หากมีเอกสารที่เกี่ยวข้องหลายฉบับ เช่น สัญญาหลักและเอกสารขอบเขตงานแต่ละฉบับ ให้ระบุว่าหนังสือนี้ครอบคลุมฉบับใด และฉบับใด (ถ้ามี) ยังคงดำเนินต่อไป

ข้อสัญญาที่อ้างอิง

ระบุมาตราหรือข้อที่อนุญาตให้เลิกสัญญา และสรุปสาระสำคัญ เช่น การเลิกสัญญาโดยไม่ต้องมีเหตุโดยบอกกล่าวล่วงหน้าตามระยะเวลาที่กำหนด การยกข้อความให้ถูกต้องช่วยให้ผู้รับตรวจสอบฐานของการบอกกล่าวได้

วันที่การเลิกสัญญามีผล

ระบุวันที่ที่แน่นอนที่สัญญาสิ้นสุด นับระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้าจากวันที่ผู้รับน่าจะได้รับหนังสือ และตรวจสอบสัญญาและข้อกำหนดในพื้นที่ว่าคำนวณระยะเวลานั้นอย่างไร

เหตุผลในการเลิกสัญญา (หากระบุ)

ช่องนี้ไม่บังคับ ข้อกำหนดบางข้ออนุญาตให้เลิกสัญญาได้โดยไม่ต้องให้เหตุผล แต่บางข้อกำหนดให้ต้องมีเหตุผล หากให้เหตุผล ให้เขียนสั้น ๆ ตามข้อเท็จจริง และหลีกเลี่ยงข้อความที่ไม่มีหลักฐานสนับสนุน

ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย การส่งมอบงาน และการคืนวัสดุ

ระบุสิ่งที่ควรเกิดขึ้นระหว่างการปิดงาน ได้แก่ ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายครบกำหนดเมื่อใด งานหรือไฟล์ใดต้องส่งมอบ และวัสดุ อุปกรณ์ หรือข้อมูลการเข้าถึงใดต้องส่งคืน ระบุวันที่เท่าที่ทำได้

หน้าที่ที่ยังคงมีผลหลังเลิกสัญญา

สัญญาจำนวนมากกำหนดให้หน้าที่บางประการยังคงมีผลหลังเลิกสัญญา เช่น การรักษาความลับ การชำระค่างานที่ทำเสร็จแล้ว หรือข้อจำกัดตามสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ หากต้องการกล่าวถึง ให้เพิ่มการอ้างอิงสั้น ๆ ไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม”

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• อ้างข้อสัญญาผิด หรือสรุปความไม่ถูกต้อง ควรอ่านสัญญาที่ลงนามแล้ว และคัดลอกเลขข้อและเงื่อนไขสำคัญให้ถูกต้อง
• เลือกวันที่มีผลที่ไม่ครบระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า ควรคำนวณว่าผู้รับจะได้รับหนังสือเมื่อใด แล้วนับต่อจากวันนั้น
• ส่งหนังสือไปยังที่อยู่หรือบุคคลที่ไม่ได้ระบุไว้ในข้อกำหนดเรื่องการบอกกล่าวของสัญญา ใช้ข้อมูลติดต่อตามที่สัญญากำหนด หรือข้อมูลล่าสุดที่คู่สัญญาตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษร
• ให้เหตุผลยืดยาวหรือใช้อารมณ์ ทั้งที่ข้อกำหนดไม่ได้บังคับให้ต้องมีเหตุผล ข้อความสั้น ๆ ตามข้อเท็จจริง หรือไม่ระบุเหตุผลเลย มักชัดเจนกว่า
• ระบุขั้นตอนการปิดงานอย่างคลุมเครือ ควรระบุใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย งานที่ต้องส่งมอบ ไฟล์ และอุปกรณ์ที่คาดหวัง และกำหนดเวลา
• คิดว่าหนังสือนี้ยุติเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ควรระบุให้ชัดว่าเอกสารขอบเขตงาน สัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ หรือข้อตกลงย่อยที่เชื่อมโยงกันสิ้นสุดลงด้วยหรือไม่

ก่อนลงนาม

• ยืนยันชื่อสัญญา วันที่ และคู่สัญญาเทียบกับฉบับที่ลงนามแล้ว
• อ่านข้อกำหนดเรื่องการเลิกสัญญาอีกครั้ง และตรวจสอบว่าหนังสือนี้เป็นไปตามเงื่อนไขของข้อกำหนดนั้น
• คำนวณวันที่มีผลใหม่ โดยเผื่อระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้าให้ครบและเวลาในการส่ง
• ทบทวนเหตุผล (หากระบุ) ให้ถูกต้องและใช้ถ้อยคำที่เป็นกลาง
• ตรวจสอบคำขอเกี่ยวกับการปิดงาน รวมถึงใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย การส่งมอบ และการคืนสิ่งของ ว่ามีวันที่และรายการชัดเจน
• ตรวจสอบข้อกำหนดเรื่องการบอกกล่าวในสัญญาและข้อกำหนดในพื้นที่เกี่ยวกับการส่งและกำหนดเวลา และปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหากการเลิกสัญญาอาจมีข้อโต้แย้ง