บันทึกข้อตกลงแก้ไขเพิ่มเติมสัญญา

คู่มือการใช้งาน: บันทึกข้อตกลงแก้ไขเพิ่มเติมสัญญา

บันทึกข้อตกลงแก้ไขเพิ่มเติมสัญญาเป็นเอกสารที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่คู่สัญญาตกลงกันเพื่อแก้ไขสัญญาที่มีอยู่ โดยระบุสัญญาฉบับเดิม ข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลง ถ้อยคำใหม่ และวันที่การเปลี่ยนแปลงมีผล

ใช้ทำอะไร

บันทึกแก้ไขใช้เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไประหว่างโครงการหรือความสัมพันธ์ทางธุรกิจ และสัญญาฉบับเดิมไม่สะท้อนเจตนาของคู่สัญญาอีกต่อไป มักใช้กับสัญญาหลักการให้บริการของผู้รับจ้างอิสระ ขอบเขตงานฟรีแลนซ์ สัญญาพัฒนาซอฟต์แวร์หรือเว็บไซต์ สัญญาบริการให้คำปรึกษาและแนะนำ สัญญาการถ่ายภาพ วิดีโอ และสื่อสร้างสรรค์ สัญญาผู้รับเหมาช่วง หรือสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ บันทึกแก้ไขช่วยรวมการเปลี่ยนแปลงไว้ในที่เดียว โดยไม่ต้องเขียนสัญญาฉบับเดิมใหม่

ใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่เฉพาะเจาะจงและมีขอบเขตจำกัด เช่น วันส่งมอบใหม่ ค่าตอบแทนที่ปรับใหม่ หรือขอบเขตงานที่ปรับปรุง หากการเปลี่ยนแปลงมีมากหรือกระทบสัญญาเกือบทั้งฉบับ การจัดทำสัญญาฉบับใหม่แทนฉบับเดิมอาจชัดเจนกว่า หากเปลี่ยนเพียงวันสิ้นสุดสัญญา สัญญาขยายระยะเวลาสัญญาอาจเหมาะกว่า

ตรวจสอบสัญญาฉบับเดิมว่ามีข้อกำหนดเกี่ยวกับวิธีแก้ไขสัญญาหรือไม่ เช่น ต้องทำการเปลี่ยนแปลงเป็นลายลักษณ์อักษรและให้คู่สัญญาทุกฝ่ายลงนาม ข้อกำหนดแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและภูมิภาค และสัญญาบางประเภทกำหนดแบบพิธีเฉพาะไว้ จึงควรปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเมื่อการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญ

ใครเป็นผู้ใช้

• ผู้ว่าจ้างและผู้รับจ้างที่ปรับกำหนดเวลาหรือสิ่งที่ต้องส่งมอบระหว่างโครงการ
• ฟรีแลนซ์และผู้ว่าจ้างที่เปลี่ยนขอบเขตงานหรือค่าตอบแทนในเอกสารขอบเขตงาน
• นักพัฒนาซอฟต์แวร์และลูกค้าที่บันทึกฟีเจอร์ใหม่หรือกำหนดการที่ปรับใหม่
• ผู้อนุญาตและผู้ได้รับอนุญาตที่ปรับปรุงการใช้งานที่อนุญาต อาณาเขต หรือเงื่อนไขค่าสิทธิ
• ผู้รับเหมาหลักและผู้รับเหมาช่วงที่เปลี่ยนความรับผิดชอบระหว่างการทำงาน

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

สัญญาที่จะแก้ไข

ระบุสัญญาฉบับเดิมด้วยชื่อ วันที่ และคู่สัญญา หากเคยแก้ไขมาก่อน ให้กล่าวถึงบันทึกแก้ไขครั้งก่อน ๆ เพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่ากำลังแก้ไขฉบับใด

ข้อกำหนดที่จะเปลี่ยนแปลง

ยกหรืออธิบายแต่ละข้อที่จะเปลี่ยนแปลง พร้อมเลขข้อและถ้อยคำเดิม การระบุอย่างเฉพาะเจาะจงช่วยลดความเสี่ยงของข้อโต้แย้งว่าแทนที่ข้อความใด

ถ้อยคำใหม่ของข้อกำหนดเหล่านั้น

เขียนถ้อยคำใหม่ของแต่ละข้อให้ครบถ้วน และเขียนให้อ่านได้ถูกต้องเมื่อนำไปใส่ในสัญญาฉบับเดิม

วันที่การเปลี่ยนแปลงมีผล

ระบุว่าข้อกำหนดที่แก้ไขเริ่มใช้เมื่อใด และระบุให้ชัดว่างานหรือการชำระเงินก่อนวันนั้นยังอยู่ภายใต้ข้อกำหนดเดิมหรือไม่

ข้อความยืนยันข้อกำหนดที่ไม่เปลี่ยนแปลง

ยืนยันว่าข้อกำหนดอื่นทั้งหมดของสัญญาฉบับเดิมยังคงมีผลใช้บังคับ ข้อความนี้ช่วยแสดงว่าบันทึกแก้ไขจำกัดอยู่เฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ระบุไว้

การปรับปรุงที่เกี่ยวข้อง

หากการเปลี่ยนแปลงกระทบค่าตอบแทน กำหนดเวลา หรือข้ออื่นโดยอ้อม ให้อธิบายผลกระทบต่อเนื่องไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม” เพื่อไม่ให้มีเรื่องใดต้องคาดเดา

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• อธิบายการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ระบุข้อที่ถูกแทนที่ ควรอ้างถึงเลขข้อและถ้อยคำเดิม
• เปลี่ยนกำหนดเวลาโดยไม่ปรับหมุดหมายหรือการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง ควรทบทวนส่วนอื่นของสัญญาเพื่อหาผลกระทบต่อเนื่อง
• ไม่ระบุวันที่มีผลให้ชัดเจน ควรระบุว่าการเปลี่ยนแปลงมีผลตั้งแต่วันลงนาม ตั้งแต่วันที่ที่กำหนด หรือมีผลย้อนหลัง
• ไม่สนใจข้อกำหนดเรื่องการแก้ไขในสัญญาฉบับเดิม ควรตรวจสอบว่าต้องใช้ถ้อยคำหรือการลงนามแบบใดเป็นพิเศษหรือไม่
• ให้คู่สัญญาลงนามในบันทึกแก้ไขน้อยกว่าที่ลงนามในสัญญาฉบับเดิม ควรรวมคู่สัญญาทุกฝ่ายของสัญญาฉบับเดิม
• ทำบันทึกแก้ไขแยกกันหลายฉบับเป็นระยะโดยไม่ติดตาม ควรใส่หมายเลขให้บันทึกแก้ไขแต่ละฉบับและเก็บไว้คู่กับสัญญาฉบับเดิม

ก่อนลงนาม

• ยืนยันชื่อ วันที่ และคู่สัญญาของสัญญาฉบับเดิม
• ตรวจสอบการอ้างอิงเลขข้อและถ้อยคำเดิมแต่ละข้อเทียบกับสัญญาฉบับปัจจุบัน
• อ่านถ้อยคำใหม่ในบริบทของสัญญา เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับส่วนอื่นของสัญญา
• ตกลงวันที่มีผล และวิธีปฏิบัติต่องานหรือการชำระเงินที่เกิดขึ้นก่อนหน้า
• ตรวจสอบข้อกำหนดเรื่องการแก้ไขในสัญญาฉบับเดิม และแบบพิธีในพื้นที่
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่สัญญาเดิมทุกฝ่ายลงนาม และเก็บสำเนาไว้คู่กับสัญญาฉบับเดิม