ใบรับรองการคืนหรือทำลายข้อมูลที่เป็นความลับ

คู่มือการใช้งาน: ใบรับรองการคืนหรือทำลายข้อมูลที่เป็นความลับ

ใบรับรองการคืนหรือทำลายข้อมูลที่เป็นความลับเป็นคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าผู้รับข้อมูลได้คืน ทำลาย หรือลบเอกสารและข้อมูลที่เป็นความลับแล้ว โดยระบุข้อตกลงการรักษาความลับ ข้อมูลที่ครอบคลุม วิธีจัดการ และสำเนาที่เก็บไว้ (ถ้ามี)

ใช้ทำอะไร

บุคคลและธุรกิจใช้ใบรับรองนี้เมื่อสิ้นสุดโครงการ การเจรจา หรือความสัมพันธ์ในการทำงาน ซึ่งต้องคืนหรือทำลายข้อมูลที่เป็นความลับ เอกสารนี้จัดทำตามข้อตกลงการรักษาความลับ เช่น สัญญาการรักษาความลับร่วมกันหรือฝ่ายเดียว ข้อตกลงการรักษาความลับของพนักงานและการโอนสิทธิสิ่งประดิษฐ์ สัญญาหลักการให้บริการของผู้รับจ้างอิสระ หรือสัญญาบริการให้คำปรึกษาและแนะนำ ใบรับรองช่วยให้ฝ่ายผู้เปิดเผยข้อมูลมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรว่าข้อมูลของตนได้รับการจัดการอย่างไร

ใช้เมื่อข้อตกลงสิ้นสุด เมื่อการเจรจาธุรกิจไม่ได้ดำเนินต่อ หรือเมื่อฝ่ายผู้เปิดเผยข้อมูลขอเอกสารคืน ใบรับรองบันทึกสิ่งที่ฝ่ายผู้รับข้อมูลแจ้งว่าได้ดำเนินการแล้ว แต่โดยลำพังไม่ได้พิสูจน์ว่าไม่มีสำเนาหลงเหลืออยู่เลย หากประเด็นหลักคือสงสัยว่ามีการใช้ข้อมูลโดยมิชอบหรือข้อมูลรั่วไหล อาจต้องดำเนินการแบบอื่นและขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

ตรวจสอบข้อตกลงการรักษาความลับว่ามีข้อกำหนดเรื่องการคืนหรือทำลายหรือไม่ รวมถึงกำหนดเวลา วิธีการ และสำเนาที่อนุญาตให้เก็บไว้ ข้อกำหนดเกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสาร การจัดการข้อมูล และข้อมูลส่วนบุคคลแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและภูมิภาค จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่ก่อนลบเอกสารที่อาจต้องเก็บไว้

ใครเป็นผู้ใช้

• บริษัทที่ประเมินดีลธุรกิจภายใต้สัญญาการรักษาความลับ แต่ดีลนั้นไม่ได้ดำเนินต่อ
• ผู้รับจ้างหรือที่ปรึกษาที่คืนเอกสารของลูกค้าเมื่อสิ้นสุดงาน
• พนักงานที่กำลังลาออกซึ่งยืนยันว่าได้คืนหรือลบเอกสารและไฟล์ของบริษัทแล้ว
• ฝ่ายผู้เปิดเผยข้อมูลที่ขอคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าผู้อื่นไม่ได้เก็บข้อมูลของตนไว้อีกต่อไป
• ซัพพลายเออร์หรือพันธมิตรที่ปิดโครงการร่วมซึ่งมีการแบ่งปันข้อมูลที่เป็นความลับ

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

ข้อตกลงการรักษาความลับ

ระบุข้อตกลงด้วยชื่อและวันที่ เช่น สัญญาการรักษาความลับร่วมกัน หรือหมวดการรักษาความลับในสัญญาบริการ เพื่อเชื่อมโยงใบรับรองเข้ากับหน้าที่ที่ใบรับรองนี้ตอบสนอง

ข้อมูลและเอกสารที่ครอบคลุม

อธิบายประเภทของข้อมูลและรูปแบบ เช่น เอกสารกระดาษ ไฟล์ อีเมล ตัวอย่างสินค้า หรือแบบร่าง การระบุอย่างเฉพาะเจาะจงช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจว่าใบรับรองครอบคลุมอะไรบ้าง

คืน ทำลาย หรือลบ และด้วยวิธีใด

ระบุว่าดำเนินการอย่างไรกับข้อมูลแต่ละประเภท เช่น ส่งคืนทางพัสดุ ย่อยทำลาย หรือลบออกจากอุปกรณ์และพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ ระบุข้อมูลสำรองและไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันด้วยหากรวมอยู่ในการดำเนินการ

วันที่ดำเนินการเสร็จ

บันทึกวันที่การคืนหรือทำลายเสร็จสิ้น หากดำเนินการเป็นขั้น ๆ ให้ใช้วันที่ขั้นตอนสุดท้ายเสร็จสิ้น

สำเนาที่เก็บไว้และเหตุผล (ถ้ามี)

ช่องนี้ไม่บังคับ หากเก็บสำเนาใดไว้ เช่น สำเนาที่เก็บถาวรเพื่อเหตุผลด้านบัญชีหรือการเก็บรักษาเอกสาร ให้ระบุว่าเก็บอะไร เพราะเหตุใด และยืนยันว่ายังคงเป็นความลับ

การรักษาความลับที่ยังคงมีผล

การคืนหรือทำลายเอกสารโดยทั่วไปไม่ได้ทำให้หน้าที่รักษาความลับสิ้นสุดลง หากต้องการระบุว่าหน้าที่เดิมยังคงมีผล ให้เพิ่มไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม”

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• อธิบายข้อมูลอย่างคลุมเครือ เช่น “เอกสารทั้งหมด” ควรระบุประเภทและรูปแบบหลัก เพื่อให้ฝ่ายผู้เปิดเผยข้อมูลตรวจสอบขอบเขตได้
• ลืมสำเนาในอีเมล ข้อมูลสำรอง โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน หรืออุปกรณ์ส่วนตัว ควรค้นหาทุกที่ที่อาจเก็บข้อมูลไว้ก่อนลงนาม
• ลงนามก่อนการคืนหรือทำลายจะเสร็จสิ้นจริง ควรดำเนินการแต่ละขั้นตอนให้เสร็จก่อน แล้วจึงบันทึกวันที่เสร็จสิ้น
• ไม่ระบุสำเนาที่ตั้งใจเก็บไว้ ควรระบุว่าเก็บอะไรและเพราะเหตุใด แทนที่จะทำให้เข้าใจว่าทำลายทุกอย่างแล้ว
• ทำลายเอกสารที่อาจต้องเก็บไว้ด้วยเหตุผลอื่น ควรตรวจสอบข้อตกลงและข้อกำหนดในพื้นที่เกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสารก่อน
• ให้ผู้ที่ไม่รู้ว่าดำเนินการอะไรไปบ้างเป็นผู้ลงนาม ผู้ลงนามควรยืนยันได้ว่ามีการดำเนินการอะไรบ้างทั่วทั้งองค์กร

ก่อนลงนาม

• ยืนยันชื่อและวันที่ของข้อตกลงการรักษาความลับ
• ตรวจสอบข้อกำหนดเรื่องการคืนหรือทำลายในข้อตกลง รวมถึงวิธีการและกำหนดเวลา
• ค้นหาทุกที่ที่จัดเก็บข้อมูล รวมถึงอีเมล ข้อมูลสำรอง บริการคลาวด์ และอุปกรณ์ที่สมาชิกในทีมใช้
• บันทึกว่าข้อมูลแต่ละประเภทถูกคืน ทำลาย หรือลบ และด้วยวิธีใด
• ระบุสำเนาที่เก็บไว้ เหตุผลที่เก็บ และวิธีปกป้องสำเนาเหล่านั้น
• ตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่เกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสารและการจัดการข้อมูล และปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหากข้อมูลมีความอ่อนไหวสูงหรือมีแนวโน้มจะเกิดข้อพิพาท