變更單（工作範圍變更）

變更單（工作範圍變更）：實務指南

變更單（工作範圍變更）是對契約或工作說明書所涵蓋之工作進行約定變更的書面記錄。它標明原契約、描述變更內容，並記錄價格與時程的任何調整。

用途

當專案開始後，工作需要增加、減少或調整時，委託人與承攬人會使用變更單。它與原協議（例如自由工作者工作說明書、軟體或網頁開發協議、獨立承攬人主服務協議、次承攬人協議，或是創意或攝影合約）搭配使用。變更單記錄了變更內容，讓雙方能根據相同的最新計畫進行工作。

將其用於現有專案的明確變更，例如新增功能、移除交付項目或修改截止日期。如果變更幅度大到形同一個新專案，使用新的工作說明書可能會更清楚。如果雙方希望完全結束工作，終止通知或雙方合意終止文件可能會更合適。

在使用此表單之前，請檢查原契約中是否有變更程序。有些契約要求變更必須由指定人員簽署、按順序編號，或在工作開始前獲得核准。書面變更的規定因國家與地區而異，因此變更重大時請查明當地要求。

使用者

• 要求自由工作者或機構增加、移除或修改交付項目的委託人。
• 記錄專案進行中要求之額外功能的網頁或軟體開發人員。
• 在發生延遲或需求變更後記錄修正後時程的承攬人。
• 與次承攬人協議工作範圍變更的主承攬人。
• 記錄額外拍攝、編輯或使用授權的攝影師或創意專業人士。

須決定的條款

契約或工作說明書

透過標題與日期識別正在變更的協議，並納入任何工作說明書編號。當委託人與同一承攬人有數個專案時，這有助於將變更單連結至正確的文件。

變更單編號

為每張變更單提供一個唯一的編號，例如CO-01、CO-02等。連續編號能讓追蹤完整的變更歷史紀錄與目前的總價格變得更加容易。

變更內容描述

精確描述正在新增、移除或修改的內容，其具體程度應足以讓雙方日後檢查是否已交付。提及原工作範圍中被此變更取代的任何項目。

價格調整

說明增加或減少的金額與幣別，並明確指出這是固定金額還是估算金額。若有幫助，請在「其他條款與規定」中註明修正後的契約總價。

時程調整

記錄截止日期、里程碑或最後交付日期的任何變更。如果時程沒有改變，請明確指出，以免雙方誤以為獲得了額外時間。

對契約其餘部分之影響

變更單通常會維持原協議的所有其他條款不變。如果付款時間、驗收標準或其他條款也有所變更，請在「其他條款與規定」中加以描述。

常見錯誤

• 在變更單簽署之前就開始進行額外的工作。先就範圍、價格與時間達成共識，可以減少日後對核准內容的爭議。
• 使用模糊的詞彙來描述變更，例如「微幅更新」。請列出涉及的具體功能、頁面、交付項目或任務。
• 將價格調整欄位留空，或寫了金額卻沒有標明幣別。請說明金額、幣別，以及它是增加還是減少契約價格。
• 忘記處理時程問題。即使是微小的變更也可能影響後續的里程碑，因此請記錄新的日期或確認沒有任何變更。
• 使用不一致或重複的變更單編號。請為每張變更單及其狀態保持簡單的記錄。
• 讓無權核准變更的人員簽署表單。請檢查原契約，確認雙方授權可同意變更的人員為何。

簽署前

• 對照已簽署的原件，確認契約或工作說明書的標題、日期與編號。
• 請檢查變更單編號是否符合先前變更的順序。
• 請閱讀變更內容的說明，並確認其與雙方討論的內容相符。
• 請核對價格調整金額、幣別以及更新後的總金額（如果您有追蹤總金額的話）。
• 請檢視時程調整及其對後續里程碑的影響。
• 請檢查原契約的變更程序，並確認各簽署人均獲授權核准該變更。