逾期發票付款催告通知

逾期發票付款催告通知：實務指南

逾期發票付款催告通知是用於請求委託人支付已逾付款期限之發票的書面通知。內容會識別發票、敘明逾期金額、說明付款方式，並提出新的付款日期。

用途

自由工作者、承攬人與服務業者在委託人未準時支付發票時，會使用此提醒。通常是在現有服務安排下發送，例如獨立承攬人主服務協議、自由工作者工作說明書、軟體或網頁開發協議、顧問協議、創意或攝影合約，或是次承攬協議。此提醒以禮貌且客觀的方式記錄請求，以維護合作關係。

當付款遲延時，可將其作為早期且具禮貌的催告步驟。若已多次發送提醒而未獲回應，且事情已演變成正式爭議，改用措辭更強硬的催告信函或尋求專業建議可能會更合適。如果委託人對工作本身有爭議，先行解決該爭議可能會有所幫助，例如透過「完工與驗收證明書」。

發送前請查閱原始契約中的付款條件、遲延費用與任何爭議程序。各國與地區關於遲延付款費用、利息及債務催收的規定各有不同，因此在提及任何費用前請先查閱當地規定。若金額龐大或拒絕付款，請諮詢合格的律師。

使用者

• 自由工作者追討已完成工作的未付發票。
• 小型代理商或工作室提醒委託人逾期的專案款項。
• 顧問請求支付已提供的諮詢服務費用。
• 次承攬人要求主承攬人支付已交付工作的費用。
• 簿記員或辦公室經理代表服務企業發送提醒。

須決定的條款

發票號碼與日期

精確識別所發出的發票，包含其號碼與日期。若有多張發票逾期，請在此欄位或「其他條款與規定」中逐一列出。

逾期金額

敘明未付金額與幣別。若發票已支付部分款項，請列出原始總額、已收金額及餘額，以便委託人與其帳目核對。

原始付款期限

記錄發票上或契約中載明的付款日期。這有助於委託人了解款項已逾期多久。

付款方式

提供清晰的付款指示（例如銀行轉帳明細或付款連結），以及委託人應填寫的備註。發送前請再次確認帳戶明細。

請求付款日期

提出合理的新付款日期。語氣請保持禮貌與務實，並在說明進一步遲延的後果之前，先檢查契約與當地規定。

遲延費或利息

僅在契約有約定且當地規定允許的情況下，方可提及遲延費用。若要納入，請在「其他條款與規定」中說明依據，而非自行加入未經解釋的金額。

常見錯誤

• 未確認款項是否已經入帳就發送催款通知。請先對帳，以免造成尷尬的修正。
• 引用錯誤的發票號碼、金額或到期日。請直接從發票複製詳細資料，以便委託人能快速找到。
• 加入契約未約定的遲延費或利息。在提及任何費用之前，請先檢查付款條款與當地規定。
• 在第一次催款時使用具攻擊性或威脅性的語氣。明確且有禮貌的請求通常能獲得較快的回應，並能維護雙方關係。
• 提供不完整或不正確的付款詳細資料。請包含帳戶、備註，以及委託人應使用的任何付款方式。
• 將催款通知發送給不處理付款的人。請確認委託人端由誰負責發票事宜，若有必要請將其列為副本收件人。

簽署前

• 對照您的會計紀錄，確認發票號碼、日期與金額。
• 檢查是否已收到任何部分或全部款項。
• 對照發票與契約付款條款，驗證原始到期日。
• 再次檢查付款指示與備註的正確性。
• 選擇合理的請求付款日期，並審視催款通知的語氣。
• 在提及遲延費用前，請先檢查契約與當地規定；若債務金額龐大或有爭議，請諮詢合格的律師。