分包商協議書

分包商協議書：實務指南

分包商協議書記錄分包商在較大專案或服務中為承攬人執行工作之相關條款。本協議有助於雙方在分包商開工前，先釐清工作內容、付款方式、時間安排以及工作成果的處理方式。

用途

當個人或企業聘請另一位個人或另一家企業來完成專案的一部分、提供專業服務或協助為客戶交付工作時，請使用本協議。本協議為雙方提供共同的書面參考，明確規範分包商將做什麼，以及承攬人將提供或支付什麼。

分包商可能在幕後工作、直接與承攬人的客戶接洽，或交付專案中特定的部分。請說明適用哪種安排、由誰發出指示，以及由誰核准變更。如果工作與其他契約有關，請清楚指出相關要求，切勿假設分包商已同意其未曾見過的條款。

當關係直接存在於企業與其最終客戶之間，或當雙方需要更廣泛的架構來透過獨立的工作單進行重複服務時，其他文件可能更為合適。主服務協議或工作範圍說明書有助於處理這些安排；具體選擇取決於雙方需要記錄的內容。

使用者

• 僱用專家完成客戶專案一部分的承攬人。
• 需要臨時專案支援的設計、營建、顧問或其他服務業者。
• 將特定任務外包給獨立專業人士或小型企業的公司。
• 希望記錄約定工作、費用、交付期望與工作成果條款的分包商。
• 需要規劃分包商如何與承攬人或其他工作人員協調的專案團隊。

須決定的條款

範圍與交付標的

描述分包商必須提供的每一項任務、項目或服務，包含任何約定的格式或品質要求。說明哪些項目超出範圍，以及雙方應如何請求或批准變更。

角色與協調

說明誰將發出指示、提供材料或權限、回答問題以及批准已完成的工作。如果分包商將聯繫承攬人的客戶或其他專案參與者，請描述其限制與溝通流程。

費用與支出

列出約定的總費用或費率、如何計算工作時間或里程碑，以及可能報銷哪些費用。說明如何以及何時提交請款單，以及請款單應包含哪些資訊。

時程與交付

確認預期的開始時間、里程碑以及完成或交付日期。註明時程所依賴的任何承攬人提供事項或核准，以及雙方將如何處理可能的延遲。

審閱、變更與修正

說明承攬人將如何審閱交付標的、回報問題或要求修正。界定哪些工作屬於原約定範圍，以及額外工作將如何計價與安排時程。

工作成果與材料

說明誰可以使用或擁有已完成的工作、任何移轉或授權何時生效，以及分包商是否可以重複使用既有的工具或材料。並說明如何處理工作中可能包含的任何第三方內容或材料。

機密資訊與存取權限

描述分包商應予保密的資訊，以及使用專案檔案、帳號、設備或客戶資訊的任何限制。說明工作結束時歸還設備或移除存取權限的實際步驟。

終止安排

說明任一方如何終止工作、未完成的任務與已完成的交付標的將如何處理，以及雙方將如何結算截至該時點的費用與支出。請查閱文件使用地適用的預告期間或用語規定。

常見錯誤

• 使用如「行銷支援」這類廣泛的標籤，卻未列出實際任務、預期產出或排除的工作。
• 未說明由誰提供檔案、設備、存取權限或核准，之後卻將因此產生的延遲歸咎於另一方。
• 載明費用，卻未說明工時、里程碑、費用核銷、請款或額外請求將如何處理。
• 假設分包商已接受承攬人與客戶另行簽訂的契約中的要求，卻未提供或明確指出這些要求。
• 聲稱所有工作均歸一方所有，卻未處理既有工具、可重複使用的材料或第三方內容。
• 允許分包商直接聯繫最終客戶，卻未說明誰可以給予指示、核准變更或做出承諾。
• 複製與約定範圍、付款流程或專案時程相衝突的範本條款。

簽署前

• 檢查是否填入正確的個人或企業名稱，且各簽署人均有權代表其一方簽署。
• 將範圍與交付標的視為實務工作清單來閱讀，並釐清任何雙方可能做出不同解釋之處。
• 確認費用、請款流程、費用處理方式、時程與核准步驟符合雙方討論的內容。
• 審閱分包商應遵循的任何獨立客戶或專案要求，並予以明確列出。
• 就如何處理既有材料、已完成工作、機密資訊與專案權限達成共識。
• 檢查文件使用地的規定，包括簽署、見證、公證、登記、預告期間或用語方面的當地要求；若涉及重大權益，請諮詢合格的律師。
• 確保在各方簽署並保留副本之前，已納入所有約定的變更。